E-Mail-Archivierung

Allgemeine Definition des Begriffs der E-Mail-Archivierung

Bei der E-Mail-Archivierung handelt es sich zweifellos um einen Begriff, der im digitalen Zeitalter gerade im Geschäftsleben sehr häufig und oftmals wie selbstverständlich Verwendung findet. Doch was genau bedeutet dieser Begriff eigentlich? Im Sinne einer allgemein gültigen Definition lässt sich hier zunächst festhalten, dass er ein langfristiges, statisches und vor allem sicheres Abspeichern von elektronischen Informationen bezeichnet.

E-Mail-Archivierung zur Erfüllung fiskalisch relevanter Gesetzesvorschriften

Als Ausgangsbasis für die absolute Notwendigkeit einer E-Mail-Archivierung mit einer möglichst geringen Störanfälligkeit sind im Speziellen gesetzliche Vorschriften für eine konstante Dokumentation fiskalisch relevanter Dokumente zu nennen. So sind Unternehmen grundsätzlich dazu verpflichtet, sämtliche E-Mails und Dateianhänge, die von fiskalischem Interesse sein könnten, in einer maschinell gut auswertbaren Form jederzeit abrufbar aufzubewahren. Außerdem stellen heutzutage sowohl Unternehmer als auch Privatleute generell hohe Anforderungen an die Verwaltung, die fachliche Organisation und das technische Aufbewahrungsmanagement zunehmend komplexer gestalteter E-Mail-Daten.

E-Mail-Archivierung im technischen und gesellschaftlichen Kontext

Nach der Einführung des Internets hat der E-Mail-Verkehr die konventionellen Kommunikationsformen Papierbrief, Telefon und Fax in einem rasanten Tempo zurückgedrängt. Im Zuge dieser unaufhaltsamen technischen und gesellschaftlichen Entwicklung musste sichergestellt werden, dass der fundamentale Kommunikationsfluss, den der globale Austausch von E-Mail-Daten für nationale und internationale Unternehmenstransaktionen darstellt, auch tatsächlich reibungslos funktioniert. Neben der Verantwortung der E-Mail-User, wie z. B. der Unternehmensmitarbeiter, für die Datensicherung und -verwertung hat eine unternehmenseigene und systemisch betriebene E-Mail-Archivierung zunehmend an Bedeutung gewonnen.

Reale Verlustmöglichkeiten für E-Mails

E-Mails unterliegen als unternehmensrelevante Kommunikationsträger schnellen Verlustmöglichkeiten. Daher müssen sie vor dem permanent vorhandenen Risiko eines folgenschweren Datenverlusts oder illegalen Ausspähens adäquat geschützt werden. Oft gehen E-Mails durch defekte MS-Outlook-Dateien, unvorsichtige Löschaktionen oder externe Systemwechsel verloren. Manchmal kommt es auch beim Ausscheiden eines Unternehmensmitarbeiters zur Entfernung ganzer Postfächer, ohne dass hierfür eine Genehmigung des Benutzers vorliegen würde.

E-Mail-Archivierung als effiziente Gegenmaßnahme bei einer drohenden Überlastung von E-Mail-Servern

Bereits in relativ kurzen Zeiträumen können sich auf unternehmenseigenen Servern übermäßig viele E-Mail-Daten ansammeln und unnötigerweise wichtigen Speicherplatz belegen. Je größer das zugelassene E-Mail-Attachment (der E-Mail-Anhang), desto größer wird auch der belegte Speicherplatz. Weil jedoch zahlreiche Unternehmen für E-Mail-Postfächer sinnvolle Größenbeschränkungen vorgeben, müssen die Daten in regelmäßigen Abständen archiviert werden. Sollten sich in den Postfächern obsolete Informationen befinden, so müssen diese speicherplatzraubenden Informationen unbedingt gelöscht werden.

Differenzierung zwischen servergesteuerter und anwenderseitiger Archivierung

Im Hinblick auf die angewandte Archivierungsstrategie sind zwei verschiedene Varianten zu unterscheiden: die servergesteuerte und die anwender- oder „clientgesteuerte“ Form der Archivierung. Bei der serverseitigen Archivierung werden alle E-Mails unmittelbar nach deren Eingang auf dem Mail-Server in das jeweilige Archivierungssystem transferiert. Ebenso verhält es sich mit ausgehenden E-Mails. Dieses Verfahren ist auch unter dem Begriff „Journaling“ bekannt. Auf diese Art und Weise wird gewährleistet, dass alle E-Mail-Nachrichten unmanipuliert in ein geeignetes Archivierungssystem transferiert werden. Das Archivierungssystem muss wiederum über adäquate Sicherheitsvorrichtungen verfügen, damit auch späteren Manipulationsversuchen angemessen begegnet werden kann. Dieses Verfahren hat jedoch den Nachteil eines hohen Bedarfs an verfügbarem Speicherplatz. Aus diesem Grund sollten nach Möglichkeit Spamfilter zum Einsatz kommen, die unnötige Informationen aussortieren und vom Archivierungssystem ausschließen. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass nicht aus Versehen auch einige relevante E-Mails zu Spam-Nachrichten deklariert werden. Daher müssen die als Spam definierten E-Mails in regelmäßigen Abständen sowie vor der endgültigen Eliminierung auf potenziell wichtige E-Mails durchgesehen werden.

Des Weiteren können bei der servergesteuerten Archivierungsform regelbasierte Gesamtkonzepte zur Analysierung und Archivierung der E-Mails eingesetzt werden. Über ein solches Regelwerk können individuelle und vielfältige Szenarien realisiert werden. Bei der servergesteuerten Archivierung findet üblicherweise eine Entfernung der E-Mails aus dem produktiv orientierten E-Mail-System statt. Hierbei erfolgt der Anwenderzugriff jedoch nicht über das E-Mail-System selbst, sondern unmittelbar auf das Archiv, was meistens über eine vordefinierte Referenz geschieht. Auch die Recherche wird direkt über das Archiv ausgeführt, wodurch die E-Mail-Server stark entlastet werden können.

Bei der zweiten Variante, der „clientgesteuerten“ Form der Archivierung, muss der Anwender selbst steuern, welche E-Mails aussortiert werden können und welche archiviert werden müssen. Dabei benutzt er meistens spezifische, den E-Mails zuordenbare Eigenschaften, oder er verschiebt die E-Mails in spezielle und eigens zur Archivierung vorgesehene Ordner. Die „clientgesteuerte“ Archivierungsform geht für den Anwender zwar mit einem hohen Maß an Flexibilität einher, jedoch besteht permanent das Risiko, wichtige geschäftliche E-Mails aus Versehen nicht zu archivieren. Die unternehmensseitige Option für die eine oder andere der beiden Archivierungsstrategien liegt daher im individuellen Ermessen der Unternehmensführung. Wird als wichtigstes Kriterium für die Archivierung der Aspekt der Rechtssicherheit bzw. der Einhaltung von Gesetzesvorschriften herangezogen, dann ist die „Journaling-Archivierung“, also die servergesteuerte Archivierungsform, zu empfehlen.

Das Risiko der „isolierten“ E-Mail-Archivierung

Wird die Archivierung von E-Mails in einer isolierten Form vorgenommen, so stellt eine solche Archivierungsstrategie für Unternehmen stets ein gewisses Risiko dar. Denn E-Mails sind prinzipiell nur dann gut interpretierbar, wenn ein kausaler Zusammenhang mit anderen digitalen Dokumenten hergestellt werden kann. Das bedeutet, dass elektronische Informationen nicht einzig und allein in Abhängigkeit von der jeweiligen Form archiviert werden dürfen. Vielmehr hat eine professionelle Archivierung gemäß des Inhalts, des Nutzungszwecks und des rechtlichen Charakters dieser Informationen zu erfolgen. Als zukunftsweisend gilt daher ein systematisches E-Mail-Management, bei dem eintreffende E-Mails an elektronische Archivierungssysteme weitergeleitet werden, in denen noch weitere elektronische Dokumente und Datensätze mit einem gemeinsamen Index versehen und entsprechend verwaltet werden. So können E-Mails als Komponente von umfassenderen elektronischen Akten einsehbar gemacht werden. Bei der Durchsicht dieser Akten können dann die Integralität und der jeweilige Kontext von allen in einem Kausalzusammenhang stehenden Informationen entsprechend berücksichtigt und analysiert werden.