E-Mail Exchange

Das Internet verändert die Kommunikation der Menschen untereinander

Vor etwa zehn Jahren begann das Internet Einzug in das Leben der Menschen in den Industrieländern weltweit zu halten, und es hat eine unglaubliche Veränderung in den privaten Lebensgewohnheiten, aber für viele auch im beruflichen Bereich mit sich gebracht. Es betrifft alle Bereiche des täglichen Lebens: das Einkaufen, die Information über aktuelle Ereignisse und auch die Kommunikationsmöglichkeiten. Auch auf diesem Gebiet sind neue Möglichkeiten entstanden, welche die alten Gewohnheiten oftmals ganz verdrängt haben.

Ständige Erreichbarkeit durch Handy und E-Mail

Bis weit in die neunziger Jahre des vergangenen Jahrhunderts hinein nutze man das Telefon und die Post sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Bereich. Die ununterbrochene persönliche Erreichbarkeit über den ganzen Tag begann mit dem Siegeszug der Handys, welche etwa zeitgleich mit dem Internet in den neunziger Jahren des vergangenen Jahrhunderts begann. Eine ebensolche Erreichbarkeit ersetzte den Weg der Briefpost und machte das Telegramm völlig überflüssig: die E-Mail als Abkürzung für „electronic mail“, ein englischer Begriff für die elektronische Post, ist ein über das Internet geschriebener Brief, welcher an die elektronische Adresse des Empfängers gesendet wird und sofort nach dem Absenden von ihm gelesen werden kann. Der Vorteil gegenüber der Briefpost und dem Fax, welches über eine Telefonleitung gesendet wird und, wie ein Brief, in Papierform beim Empfänger ankommt, ist, dass eine E-Mail nicht nur Text, sondern auch verschiedene Anhänge in Form von Dokumenten oder Multimediadateien enthalten kann. Die Anzahl dieser Dateien wird nur von dem Speicherplatz begrenzt, welcher vom jeweiligen Anbieter für Dateianhänge eingeräumt wird. Hier gilt in der Regel, dass man bei einem kostenlosen E-Mail Account nur sehr wenig Speicherplatz zur Verfügungen hat, man jedoch die Möglichkeit besitzt, auf kostenpflichtige Anbieter zurückzugreifen, welche mitunter mehrere Gigabyte zur Verfügung stellen oder Dateianhänge gar nicht begrenzen, was vor allem für Firmen, welche ihre Geschäftskommunikation überwiegend per E-Mail gestalten, sehr interessant ist, jedoch auch ihren Preis hat.
Umfangreiche Kommunikationsmöglichkeiten per E-Mail nicht nur für Privatkunden
Nicht nur für den privaten Schriftverkehr hat die E-Mail vor allem im letzten Jahrzehnt immens an Bedeutung hinzugewonnen. Auch Firmen und Geschäftsleute nutzen die blitzschnelle Möglichkeit der Kommunikation, welche zudem weltweit ohne Warte- oder Verkehrszeiten möglich ist. Einziger Nachteil ist vor allem bei offiziellen Dokumenten das Fehlen der persönlichen Unterschrift. Diese kann bei den meisten E-Mail-Programmen inzwischen jedoch auch digital eingesetzt werden. Hier kann man die in den PC eigebundene persönliche Unterschrift ebenso nutzen wie eine so genannte digitale Signatur, welche einmal gespeichert wird und die persönliche Unterschrift ersetzt. Die digitale Signatur wird jedoch nicht von allen Unternehmen anerkannt. Vor allem bei amtlichen Dokumenten ist eine persönliche Unterschrift unabdingbar, weswegen die Briefpost nach wie vor nicht vollständig ersetzt werden wird. Jedoch ist die E-Mail für kurze und prägnante Informationen ohne amtlichen Charakter inzwischen zum Standard geworden, sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich.

Mehrere E-Mail-Adressen für bessere Übersichtlichkeit

Privatpersonen kommen in der Regel mit einer oder mehreren E-Mail-Adressen aus, welche in der Regel für unterschiedliche Anwendungsgebiete genutzt werden. Man hat eine E-Mail-Adresse mit seinem Namen für private und für offizielle Post, die meisten Internetnutzer verfügen darüber hinaus über mindestens eine weitere Adresse, für die sie einen Namen wählen, welcher mit dem bürgerlichen Namen nichts zu tun hat und die sie für Bestellungen im Internet oder Newsletter bestimmter Firmen und Vereinigungen nutzen. Eine dritte Adresse könnte Angeboten im Internet dienen, welche zwingend eine E-Mail-Adresse voraussetzen, bei denen man jedoch den Verdacht hat, dass man durch die Angabe Opfer von Spam wird, zu deutsch Müll, welcher tagtäglich millionenfach in den Postfächern der E-Mail Nutzer weltweit landet. Diese E-Mail-Adresse kann solchen Spam einsammeln, während die Privatadresse geschont wird.

Betriebe benötigen ein Netzwerk für reibungslosen E-Mail Verkehr

Sowohl kleine Betriebe als auch große Firmen haben einen ganz anderen Bedarf, welcher durch spezielle Programme gedeckt werden kann. Deren Bedienung und Administration ist jedoch sehr komplex und bedarf gewisser Voraussetzungen, was die Kompetenz der Anwender auf dem Gebiet der E-Mail Verkehrs betrifft. Ein komplexes Netzwerk und eine umfangreiche Verwaltung von E-Mails, welche täglich von einer Firma versendet und empfangen werden, nennt man E-Mail Exchange. Der E-Mail Verkehr erfolgt in der Regel über einen eigenen Server, womit sowohl das Speicherplatzproblem als auch Probleme mit der Übertragungsgeschwindigkeit gelöst sind. Ein eigener Server hat nämlich eine erheblich größere Kapazität als wenn man lediglich ein normales E-Mail-Postfach besitzt, welches auf einem Server des Anbieters liegt und von vielen Anwendern gemeinsam genutzt wird.

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E-Mail Exchange als Lösung für komplexe Strukturen beim Versand um Empfang von E-Mails

Der bekannteste Anbieter von Lösungen für E-Mail Exchange ist Microsoft mit dem gleichnamigen Programm Exchange Server. Es ist derzeit in der aktuellen Version Exchange Server 2010 erhältlich, diese kann von der Microsoft Webseite kostenlos heruntergeladen und für 120 Tage getestet werden. Nach Ablauf der Testphase muss das Programm käuflich erworben werden, hierzu bekommt man von Microsoft nach Zahlung des Kaufpreises einen Freischaltcode, mit dem die unbegrenzte Nutzbarkeit der Software sichergestellt ist.
Den Anwendern von Microsoft Exchange Server wird eine komplexe und sichere Komplettlösung für Unified Communications geboten. Alle für einen umfangreichen und reibungslosen E-Mail Verkehr erforderlichen Komponenten sind in dem Programm vereint. In Firmen und Betrieben geht es nicht allein darum, eine E-Mail an einen Adressaten zu versenden und von diesem eine Antwort zu erhalten. Hier ist in der Regel ein Netzwerk von E-Mail Adressen notwendig, und verschiedene Mitarbeiten müssen unter Umständen von verschiedenen Orten der Welt auf ein und dieselbe E-Mail zugreifen können. Darüber hinaus muss eine E-Mail an verschiedene Adressaten verschickt werden können, wobei die Definition unterschiedlichster Empfänger- und Absenderlisten notwendig werden kann. Oftmals teile sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz und müssen dann den Mailverkehr übernehmen, welcher in einer anderen Schicht begonnen wurde, dazu ist es notwendig, dass man auf alle betreffenden E-Mails uneingeschränkten Zugriff hat, ansonsten wäre ein zielorientiertes Arbeiten überhaupt nicht möglich.
Darüber hinaus ist notwendig, E-Mails sinnvoll zu archivieren, damit sie im Bedarfsfall jederzeit von unterschiedlichen Orten und verschiedenen Mitarbeitern abgerufen werden können. Microsoft Exchange Server bietet auch für diesen Arbeitsprozess eine innovative Lösung an.
Alternativ gibt es im Internet auch andere Anbieter von Lösungen für E-Mail Exchange, doch wie in anderen Bereichen auch ist Microsoft der uneingeschränkte Marktführer für E-Mail Exchange auf Windows-PCs.