E-Mail Lotus Notes
Der intelligente Lotus Notes E-Mail-Client ist als interaktives Geschäftswerkzeug die Basis für effektives Kundenbeziehungsmanagement. Die Grundlage für diese Software wurde bereits 1984 von Iris Associates geschaffen, einer Softwareentwicklungsfirma, die von ihren Gründern eigens ins Leben gerufen wurde, um dieses Produkt zu kreieren. Vorher hatten die Firmeninhaber gemeinsam an der Universität Illinois am Projekt PLATO Notes gearbeitet, das unter anderem der Echtzeitkommunikation gewidmet war.
Entstehungsgeschichte
PLATO Notes wurde bei Iris Associates weiterentwickelt. Unterstützung erhielt das junge Unternehmen von der Lotus Development Corporation, die damals für das Tabellenkalkulationsprogramm Lotus 1-2-3 bekannt war. Die Lotus Development Corporation finanzierte das Projekt von Iris Associates unter der Bedingung, später die Rechte an der Software übernehmen zu können. Bei Lotus Development Corp. wurde das Projekt von Iris Associates unter der Bezeichnung Notes geführt. So kam die Kommunikationssoftware von Iris Associates zu dem Namen Lotus Notes.
Heute ist Lotus Notes ein Produkt von IBM. Iris Associates wurde 1994 Teil der Lotus Development Corporation, die wiederum 1996 für fast 4 Milliarden Dollar von IBM gekauft wurde. Diese bis dahin höchste für ein Softwareunternehmen gezahlte Summe wurde hauptsächlich aufgrund des Erfolgs von Lotus Notes erzielt. Nach dem Kauf wurde die Lotus Development Corporation vollständig in das Unternehmen IBM integriert und trägt seitdem den Namen Lotus Software.
Was ist Lotus Notes?
Lotus Notes ist eine komplexe Anwendersuite, die verschiedene Komponenten vereint. Ursprünglich als Datenbankprogramm konzipiert, werden mit Lotus Notes alle zur Firmeninternen und -exteren Kommunikation benötigten Daten gespeichert. Demzufolge ist das Kernstück der Software der E-Mail-Client. Hier werden unzählige Kontaktdaten gesammelt und in verschiedenen Ordnern aufbewahrt. Der E-Mail-Client ist die meistgenutzte Komponente von Lotus Notes. Deshalb wird die Software von vielen als Mail-Programm verstanden.
Lotus Notes ist Groupware. Das heißt, es handelt sich um eine speziell für die Kommunikation in und zwischen Arbeitsgruppen entwickelte Software, die viele Arbeitsabläufe vereinfacht. Bisher wurden 10 Versionen von Lotus Notes veröffentlicht. Da es neben der Version 4 die Version 4.5 und neben der Version 6 eine Version 6.5 gibt, ist die zehnte Veröffentlichung als Version 8 benannt. Lotus Notes läuft auf den Betriebssystemen Windows, Mac OS und Linux.
Aufbau und Funktionen
Schon in der 1988 erschienenen Version 1.0 bot Lotus Notes Kommunikations-Funktionen, die für die damalige Zeit revolutionär waren. Dazu gehörten die Programmteile Group Mail, Group Phone Book und Group Discussion. Die E-Mail-Optionen konnten über verschiedenfarbige Registerkarten aufgerufen werden. Diese bunte Programmoberfläche wurde acht Jahre lang beibehalten und erschien letztmalig 1996 in der Version 4.5.
Der Funktionsumfang von Lotus Notes erweiterte sich seitdem ständig. Heute beinhaltet die Lotus Notes Programmsuite standardmäßig die Komponenten E-Mail, Dokumentenmanagement, Textverarbeitung, Präsentationserstellung, Kontaktmanagement sowie kalendarische Terminplanung für Gruppen und Einzelpersonen. Ab Version 6 wird der Nutzer mit einem Willkommensbildschirm begrüßt, der einem Desktop ähnelt, von dem alle Programmkomponenten aufgerufen werden können.
In der Version 8 wurde die Benutzeroberfläche noch weiter perfektioniert. Zudem fand eine Optimierung von Performance und Bedienbarkeit statt. Die Version unterstützt SOA (service-orientated architectures). Lotus Notes 8 ist besser und schneller als alle Vorgängerversionen. Wegen der kollektiven Nutzungsmöglichkeiten des Programms bestehen für Anwender verschiedene Zugangsberechtigungen, die sicheres Arbeiten ermöglichen. Nutzer können sich als Autor, Bearbeiter oder Designer anmelden.
Die Gestaltung der Programmoberfläche
Die intuitiv bedienbare, attraktive Benutzeroberflache von Lotus Notes 8 enthält sowohl vertraute als auch neue Elemente, die das Arbeiten mit der Kommunikationssoftware noch komfortabler machen. Mithilfe der neuen Möglichkeiten kann die Organisation von Arbeitsgruppen noch effizienter gestaltet und der Kundenkontakt intensiviert werden. Die aktuelle Lotus Notes Version enthält Verbesserungen der Messaging-Funktion, der Kalender-Funktionen und des Kontaktmanagements.
Dass das Herz von Lotus Notes der E-Mail-Client ist, zeigt sich schon an der Struktur der Programmoberfläche. Der Begrüßungsbildschirm ist in Form einer Homepage gestaltet, auf der acht übersichtliche Buttons zentriert sind, die zu den jeweiligen Programmschwerpunkten führen. Mit dem ersten Button, kann das Mailprogramm aufgerufen werden. Zusätzlich lassen sich alle Programmkomponenten über horizontal angeordnete Registerkarten aufrufen, die sich direkt unter der Menüleiste am Kopf der Programmoberfläche befinden. Anders als in früheren Versionen von Lotus Notes, die auf Mehrfarbigkeit setzten, präsentieren sich alle Registerkarten des aktuellen Lotus Notes in der gleichen Farbe, was dem Programm ein professionelleres Aussehen verleiht.
Möglichkeiten des E-Mail-Clients
Wer vorwiegend den Lotus Notes E-Mail-Client nutzt, wie es die meisten Anwender dieser Software tun, hat die Möglichkeit, diese Programmkomponente über ein neues Feature aufzurufen: Die Open-List. Die Liste wird im linken Teil des Programmfensters angezeigt, sobald der Open-Button bedient wird, der sich am Anfang der Registerkartenleiste befindet. Über den ersten Menüpunkt dieser Open-List gelangt der Anwender direkt zur Inbox.
Im Posteingangsfach des aktuellen Lotus Notes E-Mail-Clients ist wie in vielen Mailprogrammen eine Vorschau der angeklickten Mail im unteren Teil des Bildschirms möglich. Zu den Neuerungen in Lotus Notes 8 gehört ein Vorschaubutton am rechten oberen Rand des Programmfensters. Über diesen Button kann ausgewählt werden, ob das Postvorschaufenster unter oder rechts neben den Posteingängen liegen soll. Jede Nachricht kann nun wahlweise in einem vertikalen oder horizontalen Vorschaufenster gesehen werden.
Mailfunktionen
Eine weitere Neuerung in Lotus Notes 8 ist die Möglichkeit, gesendete Mails zurückzurufen. Dazu muss die bereits verschickte Mail im Ordner ‘gesendete Nachrichten’ so angeklickt werden, dass das Kontextmenü erscheint. Dort ist dann der Eintrag “Nachricht zurückrufen” zu finden.
Das Sortieren der Mails in mehrere Ordner ist wie gewohnt über eine Menüleiste auf der Linken Seite des Bildschirms realisierbar. Neu ist eine erweiterbare Sidebar auf der rechten Seite. Dieses Feature ermöglicht den schnellen Zugriff auf häufig genutzte Tools. Dazu gehören die Suchfunktion und eine Tagesübersicht über anstehende Aufgaben. Außerdem kann eine Liste der bisherigen Aktivitäten angezeigt werden, die es erleichtert, für bestimmte Arbeitsprozesse relevante Informationen effektiver zu koordinieren.
Kalenderfunktionen
Über einen der Registerkartenreiter in der Kopfleiste des Lotus Notes Mailprogramms lässt sich der Kalender aufrufen und den persönlichen Bedürfnissen anpassen. Das in Lotus Notes 8 verbesserte Kalenderinterface erlaubt die optimale Kontrolle der anstehenden Aufgaben. Es werden neue Ansichtsmöglichkeiten angeboten, dazu gehören die Wochenübersicht und die Zwei-Tages-Übersicht. Zudem ist der Datenaustausch mit anderen kompatiblen Kalenderanwendungen möglich. Mithilfe der Menüleistenfunktion Datei/Importieren können im Netzwerk oder auf dem eigenen Computer gespeicherte Kalenderfiles in den vorhandenen Lotus Notes Kalender importiert werden, sodass auch hier in anderen Programmen erstellte Termine lesbar sind.
