E-Mail Tools

E-Mail Programme sind heutzutage wahre Alleskönner: Sie empfangen oder verschicken E-Mails, speichern sie, ordnen sie auf Wunsch und finden jede gewünschte E-Mail durch eine integrierte Suchfunktion. Viele User wünschen aber darüber hinaus Funktionen, die auch bei einer rasant anschwellenden E-Mail-Flut Ordnung ins Chaos bringen und effektiven Schutz vor Bedrohungen bieten.
Die heute angebotenen E-Mail Programme wie Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird und andere bieten bereits eine ganze Menge Komfort. Die Verwaltung von E-Mails wird durch verschiedene Sortier- und Speichermöglichkeiten erheblich vereinfacht. Die meisten E-Mail Programme präsentieren bei jedem Relaunch neue Features. Eudora bietet sogar eine musikalische Einlage, sobald eine E-Mail ankommt. Zur Signatur kann inzwischen auch ein Bild hinzugefügt werden. GcMail wiederum ermöglicht die Verschlüsselung von E-Mail-Ordnern oder einzelnen E-Mails durch die Hinzufügung eines Passwortes. IncrediMail ist bekannt für bunte Animationen und lautstarke Benachrichtigungen; manche User bevorzugen lieber sachliche Programme wie Thunderbird.

Es gibt inzwischen aber auch eine ganze Reihe von E-Mail Tools, die spezielle Anforderungen besser bewältigen als die gängigen Programme. Im Folgenden werden E-Mail Tools aufgelistet, die beim Umgang mit E-Mails von besonderem Nutzen sind.

Im Vordergrund steht immer die Sicherheit

Fast jeder User benutzt heute ein Antiviren-Programm, das auch E-Mails als potentielle Quelle von Bedrohungen untersucht. Wer sich nicht allein darauf verlassen will, kann spezielle Werkzeuge einsetzen, beispielsweise eMail Guard RC1. Dieses Tool untersucht den Inhalt von E-Mails hinsichtlich aller gängigen Gefahrenquellen. Je nach Konfiguration führt es dann vorher festgelegte Aktionen aus oder informiert den User lediglich über vorhandene Probleme.
Die Firma Q-logix bietet mit ESecurity Free eine kostenlose Software, die ebenfalls E-Mails auf Viren kontrolliert. Auf Wunsch können (potentiell gefährliche) Objekte oder IFrame Tags von vornherein unterbunden werden.

In Zeiten überquellender E-Mail Postfächer ist auch ein wirksamer Schutz vor Spam vonnöten. Etliche spezielle Werkzeuge verrichten diesen Dienst und ähneln sich oft in ihrer Vorgehensweise: Die Programme suchen nach bestimmten Stichworten in Thema oder Inhalt der E-Mail und sortieren „verdächtige“ E-Mails aus.
Einige E-Mail Tools gehen allerdings auch andere Wege: Das bekannte Blue Frog Programm schickt Beschwerden an die Absender von Spam. Aufgrund von DdoS Attacken wird das Programm aber seit kurzem nicht mehr aktualisiert. Bei anderen kleinen Tools wurde die Idee aufgegriffen. So werden Programme angeboten, die regelmäßig so genannte Blacklist-Server abfragen und auf diese Weise E-Mails ablehnen, die von typischen Spam-Servern stammen.

Ein großes Plus an Sicherheit bedeutet es, wenn E-Mails nicht direkt vom Server heruntergeladen werden, sondern in einer Vorschau überprüft werden können. Eine simple Textansicht ist grundsätzlich virenfrei, so dass bei der Vorschau keine Gefahren von Viren ausgehen können. Tools wie PopTray oder MailCheck sind bekannte Vorschau-Tools. Auch Pop Peeper oder Mailbell gehören in diese Kategorie und benachrichtigen den Nutzer über den Eingang von E-Mails, ohne den Inhalt direkt herunterzuladen.

Unmengen an E-Mails? Tools für Speicherung und Backup

Im Laufe der Zeit sammeln sich oft riesige Mengen an E-Mails an. Dann gilt es die E-Mails sinnvoll zu archivieren und damit jederzeit wieder rasch verfügbar zu machen. Ein gut strukturiertes und variables Archivsystem mit einer schnellen Suchfunktion erfüllt diesen Zweck. Ein solches E-Mail Tool ist beispielsweise MailStore von deepinvent Software. Es zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es mit allen gängigen Clienten zurecht kommt. Unternehmen können eine Demoversion ausprobieren, für Privatanwender gibt es sogar eine kostenlose Version.
Viele weitere E-Mail Tools unterstützen Backup-Funktionen, funktionieren aber oft nur mit einem bestimmten Client wie etwa Outlook Express. Der User ist deshalb immer gut beraten, vor der Anschaffung eines Speicherungstools genau zu prüfen, für welches E-Mail Programm es geeignet ist.

Tools für unterwegs

Inzwischen ist es ohne große Probleme möglich, seine E-Mails auch unterwegs mit guten Tools zu verwalten. Möglich wird dies beispielsweise durch den Einsatz eines tragbaren Speichermediums (z.B. USB-Stick). So können auf jedem beliebigen PC E-Mails abgerufen oder beantwortet werden, ohne dass irgendwelche Spuren in Form von privaten Nutzerdaten hinterlassen werden. Utilities wie Reach-a-Mail können nur nach Eingabe eines Passwortes gestartet werden, was für noch mehr Sicherheit sorgt. Thunderbird Portable verfügt darüber hinaus sogar noch über einen integrierten RSS-Feed, womit auch Nachrichten abgerufen werden können.

Weitere nützliche E-Mail Tools

a) sehr große Anhänge verschicken
Der Hersteller Pando Networks bietet eine Möglichkeit an, E-Mail Anhänge bis zu 1 GB zu versenden. Der Empfänger der Datei muss dabei ebenso wie der Absender das entsprechende Tool von Panda installiert haben, so dass er den Dateianhang abrufen kann. Das Tool ist deshalb interessant, weil alle gängigen Provider den Versand solch großer Dateianhänge normalerweise unterbinden. Durch den Einsatz des kostenlosen Tools wird diese Beschränkung umgangen.
b) Newsletter verschicken

Und hier gibt es unserer Linktips zum Thema Kamin:

1a-kaminoefen.de
1a-pelletofen.de
1a-gartenkamin.de

Newsletter zu versenden ist im Grunde recht einfach. Oft müssen außer den E-Mail-Adressen der Empfänger nur wenige Daten eingegeben werden, dann sorgt ein Newsletter-Tool für den Rest. Auch Anhänge können hinzugefügt werden. Manchmal können die gelisteten Adressen auch als CSV-Datei importiert oder exportiert werden, wodurch problemlos eine Sicherheitskopie von den Daten hergestellt werden kann.
c) Verschlüsselung von E-Mail Adressen
So genannte Grabbing-Programme sind Tag und Nacht damit beschäftigt, aus Websites E-Mail-Adressen herauszufiltern und dann Spam zu verschicken. Dafür gibt es einen wirksamen Schutz. Kleine E-Mail Tools sind in der Lage, eine E-Mail Adresse so zu codieren, dass sie nicht mehr erkennbar ist für die Robots.
Eine andere, sehr einfache Maßnahme besteht übrigens darin, das @-Zeichen beispielsweise durch den Ausdruck [at] zu ersetzen, da Robots vorrangig auf das @-Zeichen fokussiert sind.

Ein großer Teil der genannten E-Mail Tools sind kostenlos oder als Shareware erhältlich. Es ist deshalb problemlos möglich, das eine oder andere Werkzeug einmal zu testen und wieder zu entfernen, falls es die Erwartungen nicht erfüllt. Viele der kleinen Helferlein werden sich aber als so nützlich erweisen, dass der User sie nicht mehr missen möchte.